En god ledelse skaber godt psykisk arbejdsmiljø gennem overblik og faste principper for, hvordan arbejdet skal prioriteres. Den gode leder har således overblik over, hvad medarbejderne bruger den samlede tid til.

Men det er langt fra situationen på alle arbejdspladser. Arbejds- og organisationspsykolog Randi Hoffmann fra CRECEA, BST i Århus, kommer til undsætning i virksomheder, der har ondt i det psykiske arbejdsmiljø. Hun arbejder blandt andet for apoteker på det private område og på sygehusområdet og løser opgaver for eksempel i forbindelse med nye former for organisation, hvor samarbejdet skal hjælpe til at sikre det psykiske arbejdsmiljø.

– Tid er blevet en knap ressource på de fleste arbejdspladser, og derfor handler det om at bruge tiden rigtigt. Desværre ser vi mange eksempler på, at det ikke forholder sig sådan. Mange medarbejdere knokler og er super effektive, men de knokler bare med det forkerte. Og de får skyldfølelse over det, de ikke når. De har måske brugt tiden på hasteopgaver og afbrydelser af noget, som andre syntes var vigtigt, siger Randi Hoffmann.

Hun bruger prioriteringspyramiden som værktøj over for manglende overblik, dårlig kommunikation, stress og konflikter.

Få overblik

Prioriteringspyramiden kan sammenlignes med den velkendte kostpyramide, hvor bunden består af det basale – opgaver som ikke kan fravælges. På sygehusapoteket er det eksempelvis den magistrale produktion, på privatapoteket at døren åbnes og kunderne lukkes ind og ekspederes.

Niveauet højere består af opgaver, som i en presset situation – for eksempel på grund af sygdom – kan fravælges. Det kan være møder, undervisning, projektopgaver med mere... Niveauet i toppen kan bestå af individuelle opgaver, som kan udskydes.

– Medarbejderne får flere og flere opgaver på apotekerne, så man er nødt til at prioritere opgaverne. Men hvis ikke man er enige om, hvilke opgaver der skal nedprioriteres i pressede situationer, skaber det konflikter, siger Randi Hoffmann.

Principperne for prioritering er en ledelsesopgave, og de skal være kendt af medarbejderne. Det er udgangspunktet for, at man i fællesskab kan forme arbejdspladsens priorite-ringspyramide.

– Man kan naturligvis ikke nedprioritere opgaver for evigt. Man kan gøre det i pressede situationer for eksempel ved sygdom og andre akut opståede situationer. Hvis det er vedtaget og nedfældet i en prioriterings-pyramide, vil det hjælpe medarbejderne med at fravælge opgaver. Det bliver ikke længere et personligt eller tilfældigt valg, men arbejdspladsens valg, og det vil befri medarbejderne for skyldfølelse, siger Randi Hoffmann.

Hun møder medarbejdere, der er stressede og har skyldfølelse over opgaver, de ikke når.

Kræver opbakning

– En fælles prioritering kræver opbakning fra alle. Det nytter jo ikke, at man vedtager en prioriteringspyramide og alligevel går rundt og fedter opgaver af på en kollega, fordi man synes, at ens egne opgaver er vigtigere. Man skal komme dertil, at man ser tid og opgaver som et fælles anliggende.

Randi Hoffmann siger videre, at når folk er pressede, oplever de tit ikke at have tid til at prioritere.

– Prioriteringen sker alligevel – noget bliver jo gjort før andet. For eksempel betyder det, at de der råber højst får løst deres opgaver først, eller at tilfældige afbrydelser bliver opprioriteret i forhold til mere basale opgaver.

Randi Hoffmann benytter individuel timemanagement-coaching, så hun sammen med sin kunde kan arbejde med at finde hovedværdier og mål, som opgaverne kan prioriteres ud fra.

Velegnet til området

– Prioriteringspyramiden passer som fod i hose til apoteksområdet, fordi farmakonomer er dygtige til at organisere og efterleve beslutninger. De er velforberedte og ordentlige. Dér, hvor effekten af en prioriteringspyramide kan halte er, hvor man har det dårligt med at ville ændre noget og skabe forandringer – dér, hvor der mangler fleksibilitet og rummelighed.

Hvis man er meget stresset på en arbejdsplads, er der ikke meget plads til humor, og der er heller ikke meget plads til at se lidt anderledes på tingene, siger Randi Hoffmann.

En af hendes næste opgaver er at hjælpe et apotek med at skabe en ny organisation med arbejde i teams. Her vil arbejds- og organisationspsykologen benytte prioriteringspyramiden.

– I teams kan man have skiftende lederskab, og her er det endnu vigtigere, at man er tro mod beslutningerne. Det kræver overblik, klarhed over de fælles mål og disciplin, siger Randi Hoffmann.