Pyramiden har tre felter: Det røde i bunden med de opgaver, der skal klares hver dag og altså ikke kan udskydes. – For eksempel ligger skrankeekspeditioner her allernederst, og forsendelse ligger også lige over i det røde felt, forklarer apoteker Birgitte Koch.

Oven over i det gule felt ligger for eksempel tilrettelæggelse af kampagner, rygestoprådgivning og opgaven med at trimme hylder, der selvfølgelig skal klares, men ikke nødvendigvis nu. Og i det grønne felt findes opgaver som for eksempel afholdelse af møder, forberedelse og lagersanering.

– At organisere arbejdet ved hjælp af pyramiden skal give et bedre overblik og tryggere rammer i dagligdagen, siger apotekeren og oplyser, at den måde at tilrettelægge opgaverne på har været i brug i et lille års tid.

– Dels er opgaverne opdelt på den måde, og dels kan vi også bestemme os til, om en dag rummer muligheder for at komme i gang med mere end de røde opgaver, forklarer hun og fortæller, at der lægges ugeskemaer for ekstra opgaver. Her kan hver enkelt medarbejder skrive på, hvad vedkommende skal have fra hånden ud over det daglige, samt hvor længe de opgaver kan vare.

Daglig ledelse på skift

På apoteket med to afdelinger og 15 medarbejdere har man yderligere den ordning, at den daglige ledelse går på skift, så næsten alle medarbejdere oplever at stå for den konkrete tilrettelæggelse af dagens arbejde en gang om ugen.

– Og dette er en fordel, for så sker der ikke det, at nogen kan føle sig tilgodeset frem for andre, når alle har prøvet at have ansvaret, siger apotekeren, der understreger, at denne organisationsform gerne skal give bedre medejerskab til organisering og fordeling af opgaver. Og medejerskab er vigtigt, påpeger hun og forklarer, hvordan man i fællesskab arbejdede med og kom frem til denne model af en pyramide på et heldagsseminar, og inden da oven i købet havde diskuteret kommunikation og omgangstone.

Bedre overblik og mindre stress

Farmakonomernes tillids- og sikkerhedsrepræsentant Nina Mahlert er helt med på, at organiseringen letter overblikket.

– Der skal dog hele tiden følges op, men fordelen er jo, at opgaverne er defineret på forhånd. Vi skal ikke stå i skranken og diskutere med hinanden, om telefonen nu må ringe lidt. For det har vi aftalt, at den gerne må, hvis vi ikke befinder os på en gul eller grøn dag. Men det tager lidt tid, inden alle har det på rygmarven, siger hun og giver apotekeren ret i, at systemet skal ses efter et par gange om året og hele tiden bruges som rettesnor.

– Men der er ingen tvivl om, at det hjælper til at udbrede overblik og derved reducere stress i hverdagen, når alle ved, hvad der skal laves og hvornår. Og at tingene nu er lagt frem sort på hvidt – eller rettere rødt, gult og grønt, siger hun.