– Meget nemmere.

 

Sådan lyder beskeden hele vejen rundt, når involverede i forsyningen af hjemmeplejen i Silkeborg Kommune skal bedømme den elektroniske kommunikation, som man har indført mellem de omkring 1.000 ansatte og byens tre apoteker samt apoteket i Kjellerup.

 

Hvor man før skulle ringe eller faxe ind til apoteket med bestillinger, kan plejepersonalet ude i marken nu benytte deres håndholdte computer – en lille PDA – til at sende en meddelelse til apoteket, hvor den automatisk bliver printet ud sammen med de elektroniske recepter, som apoteket modtager.

 

– Meddelelsen bliver ekspederet i forsendelsen til »plukning og pakning«. Ved den arbejdsgang er der stadig to personer involveret i sagen, men uafhængigt af hinanden, så det sparer tid. Og så giver det også en bedre sikkerhed, for nu får vi letlæselige bestillinger, fastslår farmakonom Birthe Haahr, der har fået kørt den elektroniske kommunikation i gang som et led i sin lederuddannelse på Himmelbjerg Apotek, hvor hun er daglig leder af forsendelsen.

 

Alle med

Birthe Haahr fortæller, hvordan hun i 2008 var en tur rundt i plejesektoren for at præsentere nyt katalog fra kæden, som Himmelbjerg Apotek er med i, og her slog det hende, at kommunikation med fax eller telefon var besværlig i en tid, hvor man havde indført elektronisk kommunikation mellem læge og apotek.

 

– Noget lignende måtte vel kunne gøres mellem plejesektoren og apotekerne, tænkte jeg. Og da jeg så skulle på lederuddannelse for farmakonomer i vores leverandørkæde, fik jeg en lejlighed til at finde ud af, om vi kunne få elektronisk kommunikation med plejesektoren, fortæller hun og forklarer, at hun jo skulle samle parterne og få afklaret de eventuelle sikkerhedsmæssige spørgsmål i sagen.

 

– Jeg fik kontakt med firmaet Medcom, som er konsulentfirma for elektronisk kommunikation i hele sundhedssektoren, og de ydede konsulentbistand og var med til at etablere kontakt til kommunen. Og de fandt også frem til en skitse for rammeaftale fra Apotekerforeningens hjemmeside, forklarer hun om de indledende øvelser, hvor også en afklaring af, om apotekets eget system CITO kunne håndtere opgaven, var med.

 

– Både CITO og PharmaNet kan håndtere den elektroniske kommunikation, oplyser hun og understreger, at det var vigtigt for hende at få alle byens tre apoteker med på ideen.

 

– Hele kommunen skulle dækkes af den elektroniske bestillingsmåde, for ellers ville det blot forvirre ude i plejesektoren. Og selvom apotekerne er konkurrenter, kunne alle se fordelen, så det viste sig ikke at være et problem, siger hun og fortæller samtidig, at hun har gjort sit til, at alle kolleger på hjemapoteket har været fuldt informeret om processen.

 

Et skridt ind i fremtiden

Birthe Haahr fik samlet alle involverede parter og fremlagt ideen, og hun fik et samarbejde i stand med kommunens it-konsulent i Sundheds- og Omsorgsafdelingen, Nanna Sunbjørg Pedersen, der stod for kontakten til de 1.500 ansatte, der ville få daglig nytte af den elektroniske kommunikation.

 

– Der er ingen tvivl om, at det her er en virkelig god ide. Den giver større sikkerhed, for eksempel ved at man kan finde frem til afsenderen af alle bestillinger. Og systemet sparer tid for alle, når man ikke skal til telefonen, men kan klare bestillinger, hvornår det skal være, siger Nanna Sunbjørg Pedersen, der oprindelig er uddannet sygeplejerske og derfor kan se på projektet med faglige øjne.

 

– Succesen er skabt via et godt samarbejde med apotekerne, hvor forarbejdet blev gjort ved at lave en samarbejdsaftale, og Medcom gav jo et fint udgangspunkt via rammeaftalen, som vi så kunne tilpasse de lokale forhold, siger hun og roser Birthe Haahr for initiativet.

 

– Hun har været en stor hjælp i arbejdet med at afstemme forventningerne, så vi kunne melde ud til de ansatte, hvad de kunne bruge den elektroniske kommunikation til. Og den elektroniske kommunikation fungerer kun godt, hvis kommunikationen i øvrigt er god, fastslår hun og konstaterer, at det har været tilfældet her.

 

– Men det tager sin tid at indarbejde nye rutiner, og nogle i brugergruppen er måske ikke så vant til at bruge computer. Men når det viser sig, at der er en gevinst ved den elektroniske kommunikation, skal det nok slå igennem. Og så har vi jo stadig telefonen til akutte bestillinger og til at få råd.

 

Holder orden

På Gødvad Plejecenter er Line Dalsgaard Nielsen sygeplejerske og har stået for at introducere den elektroniske kommunikation på et af de tre plejecentre, som apotekerne fik med til at prøvekøre systemet i starten.

 

– Det fungerer fint, og det er supernemt at bestille cremer og andre sager på den her måde i stedet for at faxe. Og det sparer tid for personalet – også, hvor de pårørende skulle sørge for at få ting til beboerne. Før i tiden skrev vi det ned i en bog, og så skulle de pårørende skaffe det efter et besøg her og så komme med det. Det kunne vare dagevis, siger hun og påpeger en anden fordel ved den elektroniske kommunikation.

 

– Ved bestilling sendes en kopi til vores eget system her på centeret. Det giver orden og overblik over bestillinger, så vi for eksempel undgår dobbeltbestillinger, siger hun og kan kun finde én ulempe ved den nye form for kommunikation med apoteket.

 

– Det bliver lidt sværere for os at få vejledning fra apoteket, når vi ikke taler sammen i telefonen, som vi ellers har gjort, når vi ikke faxede. Vi har selvfølgelig et katalog fra apoteket, men her er ingen priser, og vi har jo ansvaret for at skaffe de billigste varer. Men så må vi jo lige tage telefonen, siger hun og regner bestemt med, at den elektroniske bestilling slår helt igennem, når alle finder ud af, hvor smart det fungerer.

 

Det rigtige tidspunkt

– Det er jo rigtigt, at ulempen ved den elektroniske kommunikation kan være, at kommunikationen bliver mere formel. Men man kan da ringe til os, når det er nødvendigt, og ved tvivlsspørgsmål, som ikke haster, kan vi fra apoteket sende en korrespondance tilbage, hvor plejepersonalet så kan svare, når de har tid, påpeger Birthe Haahr og understreger atter, at der er tid at spare for alle parter ved ordningen.

 

– Så selvom vi har set, at antallet af elektroniske bestillinger er stagneret, regner jeg helt sikkert med, at det slår igennem på længere sigt, siger hun og støttes af sin apoteker Edvard Baasch.

– Det her er en win-win-situation, fastslår han og påpeger, at man i kommunen har kunnet se gevinsten ved, at plejepersonalet nu kan bestille varer, når de er hos beboeren, der har behovet. Så personalet skal ikke vente med bestillingsarbejdet til senere.

– Dertil kommer en større sikkerhed, og jeg er overbevist om, at vi har introduceret ordningen på et helt rigtigt tidspunkt, hvor kommunerne har fået større ansvar for det forebyggende arbejde og efterbehandling. Så har man et ekstra godt blik for værktøjer, der kan smidiggøre arbejdet, mener apotekeren, som er helt tilfreds med, at systemet også letter arbejdsgangen på apoteket, hvor personalet får færre afbrydelser i deres andre arbejdsopgaver og derfor kan koncentrere sig om bestillingerne, når det passer ind i arbejdsgangen.