Lean i medicinrum: Udvikling til smidige og effektive arbejdsgange

På Region Hovedstadens Apotek er lean i fokus. Det er medicinrummene på Amager Hospital et godt eksempel på. Optimerede arbejdsgange og små hjælpemidler som plastikskillevægge og kontorklemmer har været med til at gøre arbejdet smartere. På den måde er der kommet plads til mere spændende opgaver for farmakonomerne i Medicinservice.

To medicinrum på Amager Hospital, der skulle lægges sammen til ét. Det var begyndelsen og det var oplagt at udnytte, at der ikke var nogen vanetænkning. Rummet kunne derfor indrettes helt forfra på den mest optimale måde.

 

- Vi stod med det her rum, der var helt råt, og så rullede det stille og roligt derudaf. Vi har ikke ændret udstyr eller skullet købe dyre ting hjem. Det har handlet om at finde på et koncept, der er forholdsvis billigt. For små midler at finde ud af noget, der virker, fortæller Winnie Sørensen, der er farmakonom på Region Hovedstadens Apotek på Amager Hospital.

 

Sammen med apotekets leankonsulent, Henrik Ryge Nielsen, gik hun i spidsen for projektet, der bliver omtalt som Amagerkonceptet. Fra at være et udviklingsprojekt på Amager Hospital er ideerne blevet til et regionskoncept.

 

Fokusområder
I Amagerkonceptet har et vigtigt mål været at minimere den tid, der bruges på rutinearbejde. På den måde bliver der skabt tid til, at de ansatte i Medicinservice kan få flere faglige og spændende arbejdsopgaver såsom faglig sparring, medicindosering, være med i hjemskrivningsforløb, patientkontakt med mere.

 

Et andet stort fokusområde var, at indretningen i medicinrummet skal understøtte sygeplejerskernes arbejde. Det skal være let at få overblik og finde medicinen. Samtidig skal selve arbejdet udføres mest hensigtsmæssigt, så man både tager hensyn til sygeplejerskernes arbejdsmiljø og minimering af fejl.

 

Stor forskel på rum

Konceptet skulle udvikles, så det let kunne overføres til andre medicinrum. Det er nemlig lettere sagt end gjort, for medicinrum er ikke bare medicinrum. Alene på Amager Hospital er der stor variation i størrelse og indretning, og nogle steder er der hylder af jern, andre steder er de af træ eller glas. Nogle steder er hylderne dybe, andre steder smalle. Fokus har derfor været på at lave et system, der kan bruges på de eksisterende hylder i stort set hvilket som helst medicinrum.

 

Fleksible skillevægge 
Små skillevægge på hylderne er en af de afgørende ændringer i medicinrummet. Skillevæggene gør, at hvert enkelt præparat nu har sin helt faste plads. Som bekendt ændrer medicinens pakninger af og til form og størrelse. For at udnytte den sparsomme plads bedst muligt har det været vigtigt, at skillevæggene er fleksible og kan rykkes, så der præcis er den plads, et præparat kræver.

 

 

Etiketter i stedet for lister
Tidligere brugte farmakonomerne en bestillingsliste på papir og derefter skulle varenummeret tastes ind på computeren på kontoret. Nu har medarbejderne en lille bærbar pc og udfører bestillingerne direkte i medicinrummet. Derudover er bestillingslisten erstattet af små etiketter. På hylden er der kun gjort plads til den medicin, der skal være, og ud for det enkelte lægemiddel sidder etiketten, der rummer alle informationer om præparatet.

 

Mindst én pakke på lager
Lagerbeholdningen er også blevet optimeret. Både i forhold til økonomi, men også med hensyn til bestillingsrutiner. Den nye regel er, at der aldrig må være mindre end én pakke, og farmakonomerne slipper derfor for at vurdere den enkelte pakkes indhold.

 

For ikke hele tiden at skulle vurdere om der er mange eller få pakker, anvendes visuelle genbestillingspunkter. En lille kontorklemme sidder på skillevæggen, og når man tager den sidste pakke inden klemmen, er det tid til at bestille nyt. Det fungerer stort set, som defektkort har gjort på apoteker.

 

Forandring er svært
Det er ikke helt uproblematisk at ændre indretningen af et rum, hvor arbejdsopgaverne ofte er præget af travlhed og faste rutiner.

 

- Al forandring er svær. Både generelt, men også i et medicinrum. Fordelen ved dette projekt var, at vi stod med et helt nyt medicinrum, og derfor var der ikke noget ”vi plejer”, fortæller Winnie Sørensen.

 

Hun påpeger, at for at få succes med forandring er det vigtigt at involvere det personale, der bliver berørt i processen. Lige så vigtigt er det at få opbakning dels fra afdelingsledelse og fra apotekets ledelse. Udfordringen ved at lave ændringer i medicinrummet var, at der er mange mennesker, der dagligt bruger rummet.  Det betyder også, at der er mange, der skal lære nye rutiner.

 

Apotekets personale har derfor haft et stort informationsarbejde med først at forstå, hvad sygeplejerskernes behov var. Dernæst med at informere sygeplejerskere om ændringerne og siden rette udformningen til, så det er bedst for alle parter, der arbejder i medicinrummet. Samtidig med dette skulle der naturligvis stadig være fokus på, at medicineringsprocessen blev så sikker som mulig.